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Registri contabili e sociali

di 13/10/2017Gennaio 13th, 2018Costituire una ASD

Non esistono specifici obblighi tributari per la tenuta di scritture contabili che documentino l’attività istituzionale dell’ente associativo, tuttavia esso è tenuto, di fatto, a documentare correttamente tutti i fatti di gestione, sia per ragioni di correttezza contabile che amministrativa, nonché per vincere la presunzione di perdita della qualifica di ente non commerciale prevista dall’articolo 149 del Testo Unico delle imposte sui redditi, (sebbene tale norma non riguardi le associazioni sportive dilettantistiche e gli enti religiosi).

Il Codice Civile non prevede inoltre alcun obbligo in merito all’istituzione dei libri sociali, come invece avviene per le società di capitali.

Tuttavia, ragioni di ordine, di correttezza e di trasparenza impongono alle associazioni sportive dilettantistiche di istituire i seguenti libri:

  • il libro verbali delle assemblee (nel quale trascrivere le determinazioni dell’organo sovrano dell’associazione, oltre al rendiconto economico-finanziario annuale);
  • il libro verbali del consiglio direttivo (sul quale annotare i verbali dell’organo amministrativo);
  • il libro soci (sul quale annotare i dati dei soci che compongono l’associazione).

In caso di verifica fiscale, la corretta tenuta dei suddetti libri consente di documentare la vita associativa e l’effettiva partecipazione ai fatti di gestione dell’ente da parte dei soci.

Trattandosi di adempimenti consigliati e non obbligatori, la forma per la tenuta dei libri citati è libera: di conseguenza non sarà necessaria alcuna vidimazione preventiva e potranno essere tenuti anche in raccoglitori a fogli mobili.

Nel caso in cui si voglia comunque procedere alla vidimazione dei libri per la sua efficacia probatoria e data certa delle annotazioni eseguite sugli stessi, si tenga presente che le associazioni sportive dilettantistiche e le società sportive dilettantistiche sono esonerate dal versamento delle tasse di concessione governativa, ai sensi dell’art. 13 bis del DPR 641/72 come modificato dall’art. 90, comma 7, della Legge 289/2002. Per i libri sottoposti a vidimazione dovrà però essere corrisposta l’imposta di bollo di euro 14,62 ogni 100 pagine o frazione di 100 pagine.

Il registro di prima nota

Tra i registri consigliati per la tenuta di una corretta e completa contabilità vi è il registro di prima nota di cassa. Su questo registro dovranno essere annotate tutte le operazioni in entrata ed uscita avvenute nel corso dell’esercizio sociale.
Il registro può essere tenuto in modo cartaceo oppure informatico, ad esempio attraverso la compilazione di un foglio di excel.
Nel registro di prima nota devono essere annotate in entrata, giornalmente:

  • le quote associative,
  • i corrispettivi specifici,
  • contributi e liberalità,
  • ogni altro provento configurabile quale entrata istituzionale.

Tra le uscite dovranno essere indicate:

  • utenze e costi per l’utilizzo della sede o degli impianti sportivi,
  • spese per collaboratori amministrativi e sportivi,
  • rimborso spese per volontari,
  • spese di affiliazione al Centro Nazionale Sportivo Libertas,
  • spese per il tesseramento dei soci e degli atleti,
  • acquisto di attrezzatura,
  • ogni altro costo di gestione.

Il registro serve soprattutto per documentare le movimentazioni di cassa dell’ente, pertanto, nel caso di esistenza di un conto corrente bancario o postale, oltre alla tenuta del registro di prima nota di cassa potrebbe essere sufficiente la conservazione dell’estratto conto bancario opportunamente integrato delle informazioni necessarie alla comprensione del tipo operazione attiva o passiva (in entrata oppure in uscita) posta in essere.

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